Hyvä dokumenttienhallintajärjestelmä säästää hermoja ja aikaa

On ilo asioida yrityksen kanssa, jossa asiakkaan tarvitsemat tiedot saa nappia painamalla tai siltä istumalta tarvitsematta palata asiaan parin päivän kuluttua. Hyvä dokumenttien hallinta hoituu kunnollisella dokumenttien hallintajärjestelmällä, jonka avulla asiat ovat järjestyksessä ja ajan tasalla.

Pilvessä tämä on mahdollista ja turvallista, kunhan pilvipalvelun sijaintipaikka ja palveluntarjoaja ovat luotettavia.

Kun asiakirja-aineisto, jota syntyy päivittäin lisää, on yhdessä palvelussa, päivittäinen työskentely helpottuu. Jos jokainen työntekijä tai osasto kerää talteen omia tärkeiksi katsomiaan dokumentteja eri paikkaan, on edessä kaaos. Dokumenttien nopea löytyminen luokittelutiedon ja sisällön perusteella onnistuu, kun aineisto on yhdessä paikassa ja yhtenäisin ohjein tallennettu.

Hyvä dokumenttien hallinta toimii myös yrityksen imagon kohottajana ja luotettavuuden lisääjänä. Toimiva dokumenttien hallintajärjestelmä on myös kilpailutekijä siinä tapauksessa, jos yritys pystyy olemaan tiedon tarjoajana askeleen edellä muita, tai ainakin samalla viivalla kilpailijoiden kanssa. Dokumenttien kätevä saatavuus säästää lisäksi henkilöstön hermoja ja takaa, että työaika voidaan käyttää tehokkaasti.

Pro Pilvipalvelut on erikoistunut pk-yritysten tarpeisiin.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Perinteitä ei kannata kunnioittaa

Jos yrityksen sähköisiä dokumentteja on totuttu hallitsemaan niin, että ne on tallennettu joko omalle tietokoneelle tai verkkopalvelimen levylle, niin tätä perinnettä ei kannata kunnioittaa loputtomasti. On tehtävä uusia ratkaisuja. Vanha tapa nimittäin sisältää monia tiedostojen nimeämiseen, versiohallintaan ja lukuoikeuksiin liittyviä ongelmia. Lisäksi tulevat tietoturva- ja tietosuojaongelmat.

Omakohtaisen tallennuslogiikan luoja voi kenties hallita omien dokumenttiensa käsittelyn ja tietää missä mikäkin dokumentti sijaitsee tai millä haulla sen löytää, mutta toisen käyttäjän luomia dokumentteja voi olla mahdoton löytää. Dokumentteja myös tehdään eri pohjilla (word, pdf, excel ym.) ja tästä aiheutuu yhteistoimintaongelmia ja ajan hukkakäyttöä. 

Ja jos dokumentti on sairaus- tai vuosilomalla tai pitkällä matkalla olevan työntekijän koneella, suma voi seistä ratkaisevan kauan.  

Verkkopalvelinten kansiorakenteet eivät enää aina vastaa ajan vaatimuksia. Kansiorakenne ei välttämättä palvele dokumenttien haun ja käsittelyyn tarpeita. Ongelmia voi syntyä myös dokumenttien eri versioiden hallinnassa, jos viimeisimmästä versiosta ei voida olla varmoja mikä se on.

Kannettavista tietokoneista on tullut työntekijän arkisto. Kannettavaa käytetään usein dokumenttien säilyttämiseen. Sinänsä hyvä, mutta tässäkin piilee ongelmia. Kun tieto on käyttäjän omalla tietokoneella, ei voida enää olla varmoja, että se on ajan tasalla. Toisaalta ei ole tavatonta, että juuri se tieto mitä tilanteessa tarvitsee, ei olekaan omalla koneella, kun ollaan verkon ulottumattomissa.

Sähköposti on kätevä, mutta pettävä

Kannettavassa mukana kuljetettava tietovarasto on myös melkoinen turvallisuusriski. Kone voi kadota, turmeltua tai se voidaan varastaa. Samat riskit koskevat ulkoisia kovalevyjä, muistitikkuja ja vastaavia ”käteviä dokumenttivarastoja”. Silloin yleensä huudetaan ensimmäisenä apuun varmuuskopiot. Onko varmuuskopioita? Ei läheskään aina, sillä uskomme herkästi siihen, että ”ei minulle mitään tapahdu” ja että tekniikka ei petä.

Sähköpostin välityksellä kommunikoidaan niin yritysten sisällä kuin asiakaskunnankin kanssa jatkuvasti yhä enemmän. Sähköposti on nopea ja käytännöllinen väline, mutta senkin käyttöön liittyy ongelmia. Sähköpostiohjelmaa käytetään myös dokumenttien säilyttämiseen, mutta siihen se ei ole paras mahdollinen. 

Sähköposti soveltuu hyvin henkilökohtaiseen viestintään, mutta laajemman joukon kanssa tulee helposti ongelmia, koska kommentoinnin kaikki osat eivät jää välttämättä talteen, eikä toisaalta ole varmuutta siitäkään, ovatko kaikki ne edes lukeneet.

Sähköpostia ei voida myöskään tietoturvallisuussyistä käyttää salassa pidettävien tietojen välittämiseen tai arkistointiin. On myös hyvä muistaa, että monet ulkomaiset sähköpostipalvelimet ovat EU:n ulkopuolissa maissa ja kriisitilanteissa näiden käytössä voi syntyä ongelmia niin toimivuuden kuin tietoturvankin suhteen. 

Myös puhelimista on alkanut tulla yleisesti dokumenttivarastoja, joiden käyttö voi olla jopa holtitonta. Ja mitä tapahtuu puhelimen tiedoille, kun puhelin katoaa, varastetaan tai rikkoutuu. Ongelma on iso ja korvaamaton, ellei tiedostoista ole varmuuskopioita.  WhatsAppin ja Facebookin käyttö yrityksen sisäisessä kommunikoinnissa on myös ongelmallista ja voi aiheuttaa odottamattomia murheita varsinkin työvoiman vaihtuessa. Henkilökohtaisilla puhelimilla ja tietokoneilla voi olla suuri määrä yrityksen ja sen asiakkaiden liiketoimintaan, projekteihin ja henkilöihin liittyvää tietoa, joka seuraa työpaikkaa vaihtavaa.

Dokumentilla on elinkaari

Erilaisten dokumenttien elinkaari on erilainen. On dokumentteja, joita ei tarvitse säilyttää kuin lyhytaikaisesti, ja on dokumentteja, jotka on säilytettävä kymmeniä vuosia, jopa yrityksen toiminnan päätyttyäkin. Ei ole mielekästä taltioida näitä kaikkia samoin perustein ja siksi toimiva dokumenttien hallintajärjestelmä on tarpeellinen.

Yrityksen toiminnassa syntyy laskuja, neuvottelumuistioita, erilaisia ohjeita, esityksiä, myöhemmin hylättäviä alustavia suunnitelmia, tarjouspyyntöjä, piirustuksia jne.  

Koko lastia on tarpeetonta kuljettaa jatkuvasti mukana. Järjestelmää voidaan siivota ja toisaalta asiakirjoja voidaan täydentää. Tällöin tarvittavista dokumenteista on aina saatavilla viimeisin versio ja tarpeettomat, ajankohtaisuutensa menettäneet asiakirjat voidaan poistaa. Tämä on osa kontrolloitua dokumenttien hallintaa. Hyvä dokumentointi vähentää kuluja ainakin välillisesti ja antaa ryhtiä toimintaan. 

Se auttaa yhteydenpitoa sijoittajiin, yhteistyökumppaneihin, rahoituslaitoksiin, viranomaisiin ja henkilökuntaan. Hyvä dokumentointijärjestelmä takaa, että kauppoja tehtäessä ja urakoita tarjottaessa kaikki oleellinen tieto on voitu käyttää hyväksi. Se vähentää häsläämistä, virheitä ja kiireen sanelemaa ratkaisupakkoa.  

Tärkeintä on löytää

Dokumenttien hallintajärjestelmien eniten käytetty toiminto on haku. Juuri siksi on olennaista, että haulla löydetään juuri ne dokumentit, joita haetaan. Hallintajärjestelmä on myös viritetty valvomaan hakijan oikeutta päästä ylipäätään tietokantaan sekä kulloisenkin dokumentin hakijan käyttöoikeutta. Tämä on mahdollista, kun käyttäjä joutuu aina kirjautumaan hallintajärjestelmään omilla tunnuksillaan. 

Oikeudet voivat koskea esimerkiksi oikeutta tietää dokumentin olemassaolosta, oikeutta tarkastella tai muokata dokumenttia, sen hyväksymistä tai oikeutta poistaa dokumentti järjestelmästä. 

Dokumenttien hyväksyminen ja allekirjoittaminen

Joidenkin sisäistenkin asiakirjojen luonne tai yrityksen omat toimintaohjeet edellyttävät vastuuhenkilön tai johdon hyväksyntää ja allekirjoituksia. Jos käytössä on sähköinen dokumenttien hallintajärjestelmä, niin lienee luonnollista, että silloin käytetään sähköisiä työkaluja eikä tulosteta ja skannata turhaan käsin kuitattuja versioita.

Hyvin toteutettu digitaalinen allekirjoitus on turvallisempi kuin käsin kirjoitettu. Lisäksi kulloinkin tehty allekirjoitus perustuu vain kyseessä olevaan dokumenttiin, ja mikäli sitä muutetaan jälkikäteen, allekirjoitus ei enää ole pätevä.

Älä unohda tietoturvaa

Dokumentit sisältävät valtavasti tärkeää tietoa. Osa tiedosta vanhentuu nopeasti, mutta ajantasaistamista vaativat dokumentit ovat jatkuvasti tärkeitä. Ne voivat olla myös arkaluonteisia tai salassa pidettäviä tai ne voivat sisältää sellaisia henkilökohtaisia tietoja, jotka on suojattava tietosuoja ja -turvalakien perusteella.

Tietoturvaa kohennettaessa on huomioitava myös tietosuojan vaatimukset. Euroopan unionin tietosuoja-asetus GDPR yhdessä kansallisen lainsäädännön kanssa asettaa tiukkoja rajoituksia sille mitä tietoja saa tallentaa, kuinka kauan niitä voi säilyttää ja kenelle niitä voidaan jakaa.  

Ei siis ole yhdentekevää, kuinka dokumentteja käsitellään ja säilytetään ja kenellä on oikeus päästä niihin käsiksi. Tietoturvasta kannattaa huolehtia ennen pakon eteen joutumista. Jos tapahtuu tietomurto tai hakkerointi, silloin ollaan heikoilla. Seuraukset voivat romuttaa sen minkä eteen yrityksessä on alusta lähtien tehty töitä.

Hyvä dokumentointijärjestelmä on vahvan tietoturvan perusta. Kun huolehditaan vanhojen dokumenttien hävittämisestä, varmuuskopioinnista ja oikeuksien hallinnasta, ollaan jo pitkällä. Tietoturvallisuus sisältää myös sen, että dokumentit on asianmukaisesti tallennettu ja suojattu niin asiattomilta käyttäjiltä kuin viruksiltakin.